Change Kommunikation ist immer der Knackpunkt in Projekten und entscheidet häufig darüber, ob es erfolgreich ist.
Trotzdem ist sie noch immer unterschätzt und wenig gewürdigt. Wenn das Budget knapp ist oder die Zeit drängt, ist es meist die Change Kommunikation, die aus dem Projektplan gestrichen wird.
Dabei gibt es Möglichkeiten, die Kommunikationselemente so einfach vorzubereiten, dass Sie praktisch jederzeit und ohne große Umwege in der Lage sind, Neuigkeiten zu kommunizieren. In diesem Artikel teile ich mit Ihnen meine persönlichen Top-3, die Ihnen die Kommunikation in einem Veränderungsprojekt erleichtern.
Das Problem mit der Change Kommunikation
Wenn Sie schon Erfahrung als Kommunikator in Change Projekten haben, kennen Sie das sicher: Ganz euphorisch macht man sich zu Beginn des Projektes daran, neue Kanäle aufzubauen und alles vorzubereiten. Man wartet eigentlich nur noch auf die nächste Stufe: Das Projekt startet und und muss erste Inhalte generieren, die kommuniziert werden sollen.
Dann geht plötzlich alles ganz schnell: der Zeitplan verschiebt sich, neue Feature müssen ausgerollt werden oder irgendetwas funktioniert nicht so, wie es soll. Darauf muss das Kommunikationsteam schnell reagieren. Doch je eiliger der Anlass ist, desto weniger wert wird auf eine einheitliche Change Kommunikation geachtet.
Letztendlich schickt man doch einfach wieder eine E-Mail raus, weil es so am schnellsten geht. Das ist nicht nur inkonsistent nach außen zu den Mitarbeitenden, dadurch sinkt auch die Motivation der Kommunikatoren, die mit viel Herzblut geplant haben.
Damit Ihnen das nicht passiert, schauen wir uns drei Möglichkeiten an, wie sie ihre Change Kommunikation so vorbereiten können, dass sie auch im Notfall schnell handlungsfähig sind.
Dass ihnen eine Change Story dabei helfen kann, ist Ihnen sicher schon bewusst. Vielleicht haben Sie auch schon den Artikel gesehen, in dem ich erkläre, wie man eine Change Story entwickelt. Die folgenden Tipps setzen alle auf einer soliden Change Story auf.
Halten Sie die Stakeholderanalyse sauber
Ein Steakholderanalyse ist die am häufigsten anzutreffende Excel-Leiche in einem Change Projekt. Sie wird zu Anfang einmal gemacht und alle sind froh, wenn Sie das Dokument einfach ablegen und nie wieder bearbeiten müssen. Dabei ist die Steakholderanalyse ein zuverlässiger Lieferant für ihren Kommunikationsplan.
Halten Sie sie sauber – und einfach. Je komplizierter ein Dokument wird, desto schwieriger ist es, es regelmäßig up to date zu halten. Das muss nicht nur die Unlust sein, dieses Dokument überhaupt öffnen zu müssen, es kann auch einfach sein, dass Dinge gar nicht auffallen. Suchen Sie sich die Elemente Stakeholderanalyse, die sie tatsächlich benötigen und pflegen Sie auch wirklich nur die.
Eine gute Steakholderanalyse gibt Ihnen Tipps, wie oft sie mit bestimmten Personen oder Personengruppen in Verbindung treten sollten. Noch müssen wir selbst dafür initial einiges aufsetzen, doch wir müssen nicht mehr für jede Personengruppe überlegen, welches Intervall sinnvoll ist. Ein guter Vorschlag aus der Stakeholderanalyse selbst, der auf Kriterien beruht, die Sie definiert haben, nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab.
In den nächsten Tagen finden Sie hier mein Template einer Stakeholderanalyse zum Download. Wenn Sie nicht warten können, kontaktieren Sie mich einfach.
Erstellen Sie Templates
Eine weitere Erleichterung bieten Ihnen individuell erstellte Templates, die Sie bei Bedarf einfach aus der Schublade ziehen können.
Anstatt jedes Mal den Inhalt und die Struktur der Kommunikation für einen Kanal von Grund auf neu zu entwickeln, müssen Sie nur noch die relevanten Informationen in ein Template einfügen.
Templates helfen Ihnen auch, ihre Change Kommunikation konsistent zu halten, sie kommt beim Empfänger immer in der gleichen Qualität an. Das bedeutet, dass der Aufbau immer ähnlich ist und sich die Empfänger schnell zurechtfinden, dass die Kommunikation immer gleich optisch aufbereitet ist und so einen Wiedererkennungswert bietet und dass die Kommunikation so schon (ohne dass überhaupt etwas kommuniziert ist) Vertrauen weckt. Denn auch, wenn es sehr stressig ist, brauchen Sie so nicht eine und unformatierte E-Mail „raushauen“.
Und auch wenn wir alle gerne unersetzlich wären, machen es Templates unseren Kollegen und Kolleginnen einfacher, die Kommunikation auf einem gleichen Level und in einer ähnlichen Qualität rauszugeben, wie wir selbst das tun. Schließlich kann das Team mit der Change Kommunikation nicht warten, bis eine Schlüsselperson aus dem Urlaub zurück ist.
Nutzen Sie weniger neue Kommunikationskanäle
Wenige, aber gut ausgewählte Kommunikationskanäle machen Ihre Change Kommunikation schnell und einfach.
Bei einer Vielzahl von Kanälen müssen Kommunikatoren unterschiedlichen Content für jeden Kanal aufbereiten. Insbesondere in stressigen Situationen ist das ein Graus. Durch die Reduktion der Kanäle können Sie Ihre Zeit und Energie effizienter nutzen. Nutzen Sie Ihre Zeit besser: Konzentrieren Sie sich auf die Inhalte und darauf, diese einfach und gut strukturiert an die Empfänger zu bringen.
Je weniger Kanäle genutzt werden, desto besser werden Sie und Ihr Kommunikationsteam mit diesen vertraut sein. Wenn Sie sich bereits gut mit den ausgewählten Kanälen auskennen, können sie schnell und effektiv handeln, selbst unter Zeitdruck.
Außerdem eigenen sich nicht alle Kanäle für alle Arten von Informationen. Wenn Sie zu viele Kanäle verwenden, besteht die Gefahr, dass wichtige Nachrichten in einem ungeeigneten Kanal verloren gehen oder die Zielgruppe nicht erreichen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie kommunizieren einen neuen Zeitplan versehentlich nur über einen Podcast. Das kann nur schief gehen.
So entsteht eine Maschine für Ihre Change Kommunikation
- Die saubere Stakeholderanalyse und das aktuelle Projektgeschehen geben die Triggerpunkte an, also die Zeitpunkte, an denen eine Kommmunikation erfolgen sollte.
- Die einfachen Templates, die Sie schon im Vorfeld erstellt haben, brauchen Sie nur noch zu befüllen, so dass sie zu den einzelnen Kommunikationskanälen passen.
- Anschließend befüllen Sie die einzelnen, wenigen Kommunkationskanäle und haben immer den Überblick, was wo funktioniert.
Hätten Sie auch gern so eine Kommunikations-Maschine?
Wenn Sie einen Sparringspartner suchen, mit dem Sie eine einfache Maschine für Ihre Change Kommunikation aufbauen, die Sie selbst pflegen und nutzen können, lassen Sie es mich wissen.
Dafür brauchen Sie nicht viel zu tun:
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