Noch immer das Kommunikationsmittel Nummer 1 im Change: E-Mail. Doch für gute Change Kommunikation verdient die E-Mail etwas Aufmerksamkeit.
Die Zahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails übersteigt mit über 360 Milliarden unsere Vorstellungskraft um Längen. Und ein großer Teil wird sicher auch in Unternehmen verschickt. Es ist ja auch so herrlich einfach: Ein paar Klicks, ein wenig Text – schon ist die Nachricht auf dem Weg.
Die Flut der E-Mails im beruflichen Kontext verleitet manche Menschen sogar dazu, E-Mails einfach ungelesen zu löschen. Es ist gar nicht so lange her, dass ich mit ein paar Menschen gesprochen habe, die genau das tun. Ihre Meinung ist, dass alles Wichtige auch per Telefon oder in einem persönlichen Gespräch zu ihnen kommt.
Wie geht es besser?
So schlimm ist es nur selten, doch E-Mails, die aus unübersichtlichen Textwüsten bestehen, haben dennoch kaum eine Chance, wahrgenommen zu werden. Abgesehen von einem natürlich wirklich wichtigen und gut aufbereitetem Inhalt sind die Struktur und Optik wichtige Mittel, mit denen Sie arbeiten können. Und das geht mit ein paar einfachen Schritten:
5 Schritte zu einer guten Change E-Mail
In den meisten E-Mail-Programmen lassen sich neue E-Mails mit einer Tabelle erstellen. Im Bild sehen Sie, wie das in Outlook aussehen kann. Entwickeln Sie initial eine Struktur, die Sie für jeden Versand einer Change E-Mail wieder verwenden möchten. Beispielsweise kann die so aussehen:
- Headerbild in der ersten Zeile. Das Bild passt zur aktuellen Phase Ihrer Change Story und unterstreicht, was Sie mit der E-Mail kommunizieren wollen.
- Titel und Untertitel in der zweiten Zeile. Beide sind ein wenig anders formatiert und heben sich vom restlichen Text ab. Nehmen Sie hier gern Zeitungsüberschriften und Einleitungstexte als Beispiel.
- Texte und Bilder in den darauf folgenden Zeilen. Arbeiten Sie hier mit mehreren Spalten, können Sie Bild und Text auch nebeneinander setzen, das lockert den Text optisch auf.
- Button durch Formen einbinden. Möchten Sie erreichen, dass die Empfänger und Empfängerinnen anschließend eine Aktion durchführen, also beispielsweise einen Link anklicken, formatieren Sie ihn gut sichtbar.
- Linien ausblenden. Vor dem Versand blenden Sie noch die Rahmenlinien der Tabelle aus, damit wirkt die Change E-Mail schnell hochwertig wie ein professionell erstellter Newsletter.
Lassen Sie uns darüber sprechen, wenn Sie sich so etwas auch für Ihr Projekt wünschen.
